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Conforme las empresas aumentan su volumen surge la dicotomía sobre cómo llevar a cabo la gestión de recursos: ¿compras centralizadas o descentralizadas? ¿Es mejor que cada departamento realice las operaciones de adquisición o contratación de servicios de forma independiente o será más eficiente realizar pedidos conjuntos por el global de la organización?

Es cierto que una gestión de recursos centralizada conlleva una serie de ventajas para la compañía, aunque también produce algunos inconvenientes. La clave, por tanto, estará en analizar cada caso en particular y estudiar cuál es estas dos opciones se adecúa más a la organización, o bien aplicar un modelo híbrido en el que se gestione de forma uniforme determinadas compras y de forma diferenciada el resto de operaciones.

Así, por ejemplo, si cada área tiene unas necesidades específicas que no tienen apenas relación entre sí, la compra descentralizada será más adecuada, mientras que si gran parte de los actividades llevadas a cabo por cada departamento son similares o se solapan entre sí, será más indicado optar por la gestión de recursos centralizada.

 

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Ventajas de la gestión de recursos centralizada

Entre los pros de las compras centralizadas, se encuentran los siguientes aspectos:

  • Ajuste de los precios de los proveedores. En relación con la economía de escala, la compañía conseguirá mejores presupuestos cuanto mayor sea el volumen del pedido. Por ejemplo, si una empresa tiene que realizar diversas campañas de publicidad en medios, el precio que obtendrá será más competitivo que si cada una de las áreas contrata las acciones de forma individual.
  • Reducción de los costes de los procesos. Del mismo modo, al unificarse el pedido también se disminuye el gasto vinculado a este trabajo, tanto en recursos materiales como humanos. Así, mientras en la gestión de recursos descentralizada habrá una persona por área solicitando tarifas de publicidad a los diferentes medios, en la centralizada será un único trabajador el que se encargue de la tarea, empleando prácticamente el mismo tiempo que uno de los otros.
  • Apertura a nuevos proveedores. Hay empresas que, por su alta demanda, no trabajan con proyectos de pequeña envergadura, por lo que una compra centralizada permite acceder a estas compañías.
  • Uniformidad de los productos o servicios. La calidad de los bienes adquiridos, al llevarse a cabo de forma unificada, será la misma en todos los departamentos. Por ejemplo, si se contrata una empresa de seguridad para toda la compañía, este servicio será igual en todas las sedes y oficinas.
  • Mejora de la planificación. El mayor control de los pedidos por un departamento concreto posibilita que la previsión de adquisiciones y de gasto y la gestión del stock sea más óptima que en la central de compras descentralizada.

Desventajas de la estructura de compras centralizada

Ahora bien, la gestión de recursos descentralizada también conlleva una serie de inconvenientes:

  • Reducción de la flexibilidad. La agilidad que tiene el que cada departamento gestione sus propias compras queda disminuida en la estructura centralizada, pues prima el beneficio común por encima de las necesidades de cada área. Así, un equipo tendrá que esperar al siguiente pedido para recibir material.
  • Menor personalización. No siempre se podrá atender completamente los requerimientos de cada sección de la empresa, debiendo adaptarse a los servicios o productos genéricos. Por ejemplo, un departamento que usaba folios con un membrete específico puede que tenga que pasar a emplear papel con un logo general de la empresa para reducir el gasto que supondría la personalización de cada sección.
  • Falta de una rápida respuesta. Cuando se emplea un sistema descentralizado, los departamentos interesados desarrollan una relación más cercana con los proveedores con los que trabajan y pueden realizar peticiones de urgencia. Sin embargo, el gran volumen que supone la compra centralizada no permite tanto margen de maniobra.

 


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