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Las reuniones en el ámbito laboral se configuran como unas excelentes estrategias de trabajo para el intercambio de ideas y planificación de los proyectos. Sin embargo, estos encuentros también son uno de los aspectos más criticados tanto por directivos, como empleados. ¿Cómo podemos conseguir que satisfagan a todos los participantes?

Concepto de reunión de trabajo

La compañía McGraw Hill define la reunión de trabajo como “el procedimiento esencial de trabajo utilizado por los diferentes equipos para posibilitar el intercambio de ideas, pensamientos, actitudes o sentimientos entre sus componentes”, mientras que Orlando Carnota Lauzan, en su libro Gerencia sin agobios, la describe como “una actividad legitima insustituible para el logro de objetivos donde la inteligencia colectiva, la necesidad de cooperación, el comprometimiento con la ejecución, el surgimiento de ideas o el intercambio de conocimientos sean factores fundamentales”.
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En este mismo sentido, según expone María Gloria Pérez Gregorio en su trabajo Las reuniones de trabajo, estos encuentros suponen “la agrupación de un número determinado de personas que durante un tiempo establecido intercambian opiniones y conocimientos bajo la dirección de una persona con el fin de alcanzar un objetivo común: la toma de una decisión o la búsqueda de una solución”.

Así, cuando son ejecutadas de la forma adecuada, las reuniones de trabajo se convierten en útiles estrategias de trabajo que permiten difundir información, resolver problemas, tomar decisiones y recoger opiniones en el entorno laboral, al mismo tiempo que favorecen las relaciones entre los miembros del equipo y el intercambio de opiniones e ideas.

Las reuniones, en el ojo de la polémica

Sin embargo, existen numerosos estudios que ponen de relieve la inoperatividad que, en muchos casos, presentan las reuniones como estrategias de trabajo. Así, según el informe Better Business Meetings, elaborado por el Wharton Center for Applied Research un empleado medio desperdicia 31 horas mensuales en reuniones ineficaces, lo que representa aproximadamente el 18% del tiempo total.

Otra investigación de Workmeter sobre gestión del tiempo desvela que el 61% del tiempo que pasamos reunidos lo hacemos en base a encuentro programados, mientras que el 39% los invertimos en reuniones improvisadas.

Pero, ¿realmente aprovechamos el tiempo? La respuesta, en términos generales, es negativa. De hecho, un estudio de Atlassian llega a conclusiones realmente preocupantes. En concreto, según sus estadísticas, el 91% de los asistentes se distrae durante estas estrategias de trabajo, otro 73% admite que realiza otras cosas durante la reunión e incluso un 39% reconoce que se duerme en algún momento.

Como consecuencia, casi uno de cada dos profesionales encuestados considera que las reuniones de trabajo son una pérdida de tiempo.

La causa del rechazo por jefes y subordinados

Según los expertos en Liderazgo y Recursos Humanos Jack Zenger y Joseph Folkman, en su artículo A Meeting Everyone Likes? Ways To Achieve This Impossible Dream, la dificultad que encierran estas estrategias de trabajo grupal es que cada profesional busca cosas distintas. “Algunos prefieren un proceso altamente estructurado y disciplinado para tomar decisiones rápidas sobre una amplia gama de temas; otros buscan una discusión libre de los retos y oportunidades actuales. Algunos ven la reunión como un momento en que el equipo se reúne para reconectarse y vincularse; otros lo ven como la oportunidad de cabildear para su proyecto favorito”, comentan los especialistas.

Por ello, el desafío de los líderes de equipo es estructurar y conducir las reuniones de modo que satisfagan las necesidades de la mayoría de los asistentes.

Pautas para la eficiencia en las estrategias de trabajo

Junto al análisis de la problemática, la consultora Zenger&Follkman también aporta algunas claves para lograr que los encuentros profesionales motiven a todos los integrantes:

  1. Crear una buena agenda. El primer paso consiste en planificar las reuniones con el máximo detalle posible. En este sentido, los expertos comparten los siguientes consejos:
    • Tomar el tiempo necesario. No debemos caer en el error de convocar una reunión sin antes haber estudiado qué es lo que se va a tratar en ella o establecer citas fijas, existan o no asuntos que valorar. Cuanto más tiempo invirtamos en discernir las cuestiones que se van a afrontar durante el encuentro, más posibilidades hay de que el contenido de la reunión sea relevante e interesante para los miembros del equipo.
    • Organizar los temas. No basta con definir qué temas se van a ver durante el encuentro, sino que también cuál va a ser el orden del día, priorizando los asuntos por orden de relevancia.
    • Definir el objetivo de cada punto. Explicar lo que se quiere conseguir con cada proyecto y fomentar la aportación de ideas de los participantes es una de las mejores estrategias de trabajo para despertar el interés y la implicación de los trabajadores, al hacerlos partícipes de los objetivos de la empresa.
    • Temporalizar cada asunto. Para evitar que las reuniones de dilaten más de lo debido, es recomendable que establezcamos el tiempo que queremos emplear en cada punto del orden del día.
  2. Gestionar el desarrollo de la reunión. Una vez reunidos, es muy importante también el papel del líder o responsable del equipo como controlador activo de estas estrategias de trabajo. En este sentido, los jefes del grupo deben encargarse de los siguientes aspectos:
    1. Marcar el ritmo de la reunión. Esto significa evitar que las conversaciones de desvíen del tema principal que se debe abordar, reorientándolas hacia el objetivo e invitando a todos los participantes a contribuir con sus propuestas
    2. Administrar el proceso. Como señalan Zenger y Folkman, el proceso a seguir durante las reuniones varía notablemente si se trata de la toma de una decisión técnica –con una respuesta más o menos cerrada- que del análisis de las posibles tendencias de futuro del sector empresarial –que lleva aparejada una discusión abierta con múltiples perspectivas-. Es, por tanto, función del líder asegurarse de que los integrantes del encuentro son los adecuados.
    3. Adaptar la metodología a cada caso. ¿Cuál es la metodología que se va a seguir para evaluar cada tema? Por ejemplo, para poner sobre la mesa futuras tendencias se pueden usar estrategias de trabajo que faciliten la creatividad, como el brainstorming, mientras que en el caso de que haya un problema técnico sobre un producto se pueden utilizar métodos como el sombrero de pensar.
    4. Definir la toma de decisiones. ¿Se va a seguir la recomendación del trabajador especialista? ¿Se intentará llegar a un consenso? ¿Decidirá el líder tras escuchar las opiniones de los demás participantes? Es importante aclarar este término al inicio de cada reunión.
    5. Contagiar el entusiasmo. Si el líder demuestra energía e interés en el encuentro conseguirá contagiar estas emociones a los empleados.
  1. Fomentar la participación activa. El hecho de que evitemos las intervenciones de los trabajadores no va a hacer más efectiva la reunión; al contrario, sin esa retroalimentación, todo el tiempo será improductivo, pues la meta de estas estrategias de trabajo es la puesta en común para enriquecer los proyectos y decisiones. Por ello, el líder debe garantizar la participación de todos, por un lado, y controlar los malos comportamientos que puedan surgir durante las reuniones.
  2. Preguntar por sugerencias. Como todas las estrategias de trabajo, las reuniones pueden mejorarse de forma continua. Por ello, no debemos tener miedo a preguntar al final de cada encuentro las opiniones de los asistentes de cara a obtener ideas que optimicen el desarrollo eficiente del trabajo en equipo.

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