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Una buena parte de los fallos que se producen en el seno de las organizaciones proceden de una falta de comunicación y retroalimentación entre los diferentes departamentos y/o profesionales. Para minimizarlos, surge la gestión del conocimiento en las empresas como mecanismo para expandir la información relevante por toda la compañía.

Empresas de la talla de IBM, Microsoft o Ernst & Young, entre muchas otras, ha comenzado a implementar estrategias en la gestión de conocimiento que les permitan aumentar su productividad y competitividad. ¿En qué consiste esta metodología?

Concepto de gestión del conocimiento en las empresas

La gestión del conocimiento en las empresas o sistema KMS consiste en un proceso de transferencia de información y/o experiencias entre las personas que conforman parte de una compañía para potenciar el desempeño dentro de la misma. Se trata, en palabras de Miklos Sarvary, autor de Knowledge Management and Competition in the Consulting Industry, del “arte de crear valor con los activos intangibles de una organización”.

Según explican Peter F Drucker y Germán Orbegozola en el artículo Harvard Business Review: gestión del conocimiento, esta metodología hace referencia “al proceso sistemático de detectar, seleccionar, organizar, filtrar, presentar y usar la información por parte de los participantes de la empresa, con el objeto de explotar cooperativamente el recurso de conocimiento basado en el capital intelectual propio de las organizaciones, orientado a potenciar las competencias organizacionales y la generación de valor”.
Guía: Claves para el éxito en la gestión de personas
Su objetivo, como vemos, va dirigido a mejorar la comprensión de los profesionales, es decir, como señala Karl Wiig en Integrating Intellectual Capital and Knowledge Management, consiste en “planificar, implementar y controlar todas las actividades relacionadas con el conocimiento y los programas requeridos para la administración efectiva del capital intelectual”. Por tanto, no hay que confundir la gestión del conocimiento con cualquier otra herramienta dirigida a guardar información, sino que en esta metodología engloba un conjunto de acciones dirigidas a buscar cuáles son los datos que deben ser almacenados.

Para ello, la gestión del conocimiento en las empresas utiliza la información existente sobre productos, procesos, mercados, clientes, empleados, proveedores y su entorno, datos que sirven a los directivos y gerentes para tener una imagen fidedigna de cuál es la situación de la empresa y actuar de manera pertinente con el fin de conseguir a una compañía más competitiva.

Beneficios del sistema KMS

Según apunta Melissa Zúñiga Montalvo, en su ensayo Gestión del conocimiento en la empresa, “el uso de la gestión del conocimiento se ha convertido en una estrategia fundamental para poder seguir manteniendo una empresa a flote en este nuevo mundo globalizado en donde las relaciones empresariales internacionales cada vez son más complicadas”.

En concreto, la gestión del conocimiento en las empresas reporta a las organizaciones los siguientes beneficios:

  • Agilizar y optimizar la transferencia del conocimiento generado en la compañía.
  • Convertir esta información en competencias corporativas y ventajas competitivas.
  • Aprovechar el potencial de los empleados como motor de la innovación.
  • Identificar nuevas estrategias de experimentación y solución a los problemas.
  • Aprender más rápido y aprovechar la experiencia para mejorar el desempeño individual y corporativo.
  • Optimizar la eficiencia en la toma de decisiones.
  • Reducir el número de fallos cometidos en la empresa.
  • Aumentar la eficacia de la organización y, por ende, mejorar la productividad global.
  • Incrementar el retorno de la inversión en capacitación del capital humano.
  • Impulsar la ventaja competitiva y maximizar los resultados empresariales.

El ciclo de la gestión del conocimiento

¿Qué actividades se pueden realizar como gestión de conocimiento en la empresa? En términos generales, los sistemas KM siguen un proceso que, según desgrana Humberto Pereira Alfaro en Implementación de la gestión del conocimiento en la empresa, está compuesto por las siguientes fases:

  • Identificar el conocimiento. El primer paso en la implementación de un sistema KM requiere la definición de qué quiere lograr la compañía y qué conocimiento necesita para ello, realizando un análisis sobre las fortalezas disponibles y las brechas existentes a todos los niveles. En este punto, los responsables de la gestión del conocimiento tienen a su disposición herramientas como los mapas del conocimiento, tormentas de ideas, encuestas de satisfacción con los clientes, experiencias de proyectos realizados, bases de datos para identificar a los aliados estratégicos, monitoreo de sitios web, etc.
  • Adquirir el conocimiento. Una vez detectadas las fuentes de información, la siguiente fase será la adquisición del conocimiento que pueda ser aprovechado por la compañía en el presente y el futuro. Para obtenerlo, existen múltiples métodos, como el reclutamiento de consultores especializados, la administración selectiva y cuidadosa de clientes, la búsqueda de talentos, las alianzas estratégicas, los convenios de cooperación, la ingeniería inversa…
  • Desarrollar el conocimiento. Ahora bien, todo este conocimiento incorporado debe desarrollarse de acuerdo a los individuos y grupos de la organización, adaptando la información a las necesidades de cada compañía. Los programas para el desarrollo de la creatividad en la resolución de problemas, procedimientos para la planificación de la innovación y equipos de alto rendimiento que investiguen nuevas tecnologías son algunos ejemplos de cómo llevar a cabo este proceso.
  • Compartir el conocimiento. ¿Cómo se va a transferir el conocimiento dentro de la organización para que llegue a las personas adecuadas cuando lo necesiten? Para ello, las empresas pueden utilizar herramientas como internet, la intranet, conferencias web, cursos en línea, bancos de datos, centros de documentación, sesiones grupales, reuniones de departamentos, grupos de experiencia…
  • Utilizar el conocimiento. Como señala Pereira, “el conocimiento añade valor solamente cuando se utiliza en la empresa”. Por ello, la gestión del conocimiento en las empresas debe estar al servicio de las necesidades de cada compañía.
  • Retener el conocimiento. Es importante almacenar y resguardar la información adquirida, creando activos del conocimiento que eviten las pérdidas de datos y posibilite la reutilización de ese recurso intangible.

Los mejores softwares KMS

Para llevar a cabo esta gestión del conocimiento en las empresas, las organizaciones tienen a su disposición herramientas informáticas especializadas. En este sentido, según la plataforma de búsqueda de soluciones tecnológicas para empresas Capterra, estos son los mejores softwares KMS:

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