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¿Te sientes sobrepasado por la gran cantidad de tareas pendientes? ¿No sabes por dónde empezar? ¿Realizas los trabajos más sencillos mientras se acumulan otras misiones más importantes en tu agenda? Como dice Greg McKeown, autor de la obra Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less, “si no priorizas tu tiempo, alguien lo hará por ti”.

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¿Qué es priorizar?

Etimológicamente, este término proviene del latín y se traduce como “el primero entre dos”. En consecuencia, priorizar tareas en el ámbito laboral supone definir qué objetivos o misiones deben tener prelación respeto al resto. Como señala el profesor Alberto Tovar en un artículo para el Tecnológico de Monterrey, priorizar tareas  “tiene que ver con ponderar las resoluciones de corto y largo plazo; nos conduce a identificar las necesidades del ahora y del mañana”.

Ahora bien, en un entorno competitivo como el actual, con un ritmo frenético de trabajo, es habitual que los profesionales se enfrenten a jornadas laborales con numerosos y diferentes proyectos pendientes, dificultando la labor de definir qué es lo que verdaderamente importa. De hecho, esta falta de focalización es habitual en el sector empresarial hasta el punto de que el 64% de los 1.800 directivos de todo el mundo encuestados por  la consultora Strategy& (del grupo PwC), sostienen que tienen demasiadas prioridades en conflicto.

En estos casos, corremos el riesgo de quedarnos paralizados por la saturación de trabajo, sin que hagamos avances significativos en ningún área; nos centremos en asuntos secundarios solo por el mero hecho de ir tachando tareas de nuestra lista de actividades por realizar; o incluso intensifiquemos en exceso nuestro rendimiento para poder llegar a todo, provocando a medio plazo insatisfacción y el síndrome de ‘burnout’.

Como apunta Tirrel Payton, en un artículo para InfoQ, “cuando todo es ‘alta prioridad’, nada es ‘alta prioridad’”. Es decir, la clave del éxito profesional no está en convertirnos en superhéroes, sino en saber discernir qué es lo que tiene preferencia. Así, podemos ver cómo hay quien parece estar toda la jornada de un lado para otro ‘solventando’ temas, pero sin que realmente esté siendo efectivo ni desarrolle una gestión del tiempo adecuada.

¿Cómo priorizar tareas?

¿Es este tu caso? Si tienes dificultades a la hora de definir la hoja de ruta de cada jornada laboral, McKeown comparte en su obra cinco consejos para priorizar tareas:

  • Emplear la primera media hora del día a reflexionar. El autor recomienda dedicar los primeros minutos de la jornada laboral a leer títulos que nos ayuden a encontrar nuestro propósito y a reflexionar sobre dónde estamos y hacia dónde queremos ir, evitando que haya interferencias durante este espacio de tiempo. Esta pequeña pausa nos permitirá poner en orden las ideas y focalizar.
  • Seleccionar una prioridad. Entregar el informe, llamar al proveedor, reunirnos con el equipo… En nuestro intento de organizar la agenda, acabamos llenándola de tareas pendientes. Por ello, McKeown aconseja ordenar 5 o 6 misiones para el día siguiente por orden de importancia y, tras esto, tachar el resto, concentrándonos en la primera. Y es que, como señala el experto, ¿si prioridad hace referencia a ‘lo que va primero’, cómo puede haber varias “primeras metas”?. Una vez seleccionada, debemos dedicar las dos primeras horas del día a trabajar en ella en exclusiva.
  • Organizar la semana en bloques diarios temáticos. Otra forma de conseguir avances significativos en los objetivos es, en la medida de lo posible, asignar a cada área de trabajo un día específico para concentrarse en ella. Por ejemplo, un comercial puede fijar los lunes para mantener la reunión de equipo; los martes realizará visitas a grandes clientes; los miércoles se centrará en captar nuevos en un determinado área y los jueves, en otra; y los viernes se dedicará a las labores administrativas y de papeleo.
  • Decir ‘No’. Como no queremos que pase una gran oportunidad delante nuestra y se nos escape, tendemos a decir que sí a cualquier proyecto que se nos ofrezca de forma inmediata. Sin embargo, McKeown aconseja cambiar de hábitos y usar el ‘No’ de partida, valorar la propuesta tranquilamente y, en su caso, unirnos a la misma. En palabras de Reid Hoffman, fundador de LinkedIn, “los empresarios tienen éxito cuando dicen ‘sí’ al proyecto correcto, en el momento adecuado, de la manera correcta. Para lograr esto, tienen que ser buenos para decir ‘no’ a todas sus otras ideas”.
  • Analizar las tareas con perspectiva. Cuando consideramos algo como nuestro, explica el orador, tendemos a sobrevalorarlo. Por ejemplo, ¿por qué nos cuesta tanto deshacernos de algunos objetos aunque ni nos gusten, ni les demos uso? Por ello, en su libro recomienda plantearse la siguiente pregunta para priorizar tareas: ¿Si no fuera un proyecto nuestro, cómo de duro trabajaríamos para llevarlo a cabo?

 

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