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Comunicar efectivamente parece la cosa más simple del mundo. Sin embargo, si lo fuese, nadie estudiaría comunicación. Y estas asignaturas no forman parte solo de las carreras del propio ramo, sino que se convierten en una metodología imprescindible para los departamentos de dirección y management de cualquier empresa. Etimológicamente, comunicar procede del latín communicare, que puede ser traducido como compartir, conectar o contagiar. Esto es una buena base para comprender la importancia del concepto en una organización. Sin embargo, pasar de la teoría a la práctica no siempre resulta sencillo. Por eso queremos detallarte las 7 técnicas de comunicación eficaz que necesitas.

Técnicas de comunicación eficaz en 7 claves

Activar la escucha activa

Comunicarse no es hablar. Hablar es solo una parte esencial de la acción de comunicar. Para que haya comunicación eficaz, debe existir un intercambio recíproco del mensaje. Así que es tan importante lo que decimos como entender el mensaje del otro interlocutor.  Y cuando se habla de “entender” se hace referencia a un esfuerzo consciente por comprender qué quiere decir con sus palabras. Incluso ir un poco más allá: ¿cuáles son sus objetivos? ¿Qué sentimientos está expresando?. Hay que ponerse en el lugar del otro. Esa es la premisa base a considerar en las técnicas de comunicación eficaz. Sin no la tienes, no hay comunicación. Habría dos monólogos que no se cruzan entre sí. Lo que se busca es un diálogo.

 

Guía: Claves para el éxito en la gestión de personas

Parafrasear al otro

Entre las técnicas de comunicación eficaz basadas en la comprensión del otro existe una realmente interesante para sobreponerse al “ruido” que puede interferir en la buena comprensión. Parafrasear a la otra persona resulta un ejercicio práctico que realmente funciona. No se trata de repetir como un loro. Se trata de sintetizar lo que el otro ha dicho con tus propias palabras utilizando expresiones como: “Si no he entendido mal…”, “Lo que quieres decir…”, etc. Así comprobarás sin romper el diálogo si existe o no coincidencia.

Una cita de Pierre Rataud, autor del libro Preguntas que te hacen vender explica a la perfección la importancia que tiene parafrasear para lograr una comunicación eficaz:

 “Yo sé que usted cree comprender lo que piensa que yo he dicho, pero no sé si se da cuenta de que lo que usted ha oído no es lo que yo quería decir”.

Las expresiones de refuerzo

¿Has mantenido la escucha activa durante todo el tiempo que duran tus conversaciones? Si crees que sí, aunque el tema sea realmente interesante, te equivocas. Durante cualquier diálogo se producen picos de atención. A mitad del mensaje, casi sin darnos cuenta, prestamos mucha menos atención que al inicio. Es por eso que es importante el uso de expresiones de refuerzo para una comunicación eficaz. ¿Cómo se hace esto? Por ejemplo, utilizando interjecciones o expresiones como: “Bien”, “Ok”, “Ajá”, “¡No me digas!”…

Eso sí, la clave de esta técnica de comunicación eficaz está en usarlas con moderación. Solo serán correctas si con ellas se evita que la otra persona sienta que ha sido interrumpida.

El problema no son las personas

En el ámbito empresarial se exige en muchas ocasiones que las técnicas de comunicación eficaz sean capaces de transmitir los fallos que se cometen. ¿Cómo hacer esto evitando que el otro se sienta dolido o se moleste? ¿Cómo conseguimos que nuestro mensaje no pierda el sentido sin dejar de ser asertivos? Puede parecer algo imposible, pero la clave está en enfocarlo todo hacia las acciones, hacia el problema en sí mismo, olvidándose de las personas. La clave está en cambiar el “Ser” por el “Hacer”.

“Este informe tendría que estar ya terminado” es mucho mejor que “Mira que eres ineficaz”. Atribuir etiquetas funciona como refuerzo de la actitud. Al utilizarlas como calificativos personales negativos solo se consigue arraigar esa conducta en la persona.

No dejar pasar los temas

Aunque esto también ocurre en el ámbito personal, es importante que seas capaz de evitar temas controvertidos solo porque temes las respuestas o resultados dentro del mundo laboral. Acumular los problemas sin razón solo conseguirá una cosa: hacerte estallar. Esto implicará que la comunicación eficaz desaparezca. Todas tus reacciones, en una situación semejante, serán exageradas provocando una sorpresa enorme en la persona con la que te comunicas. Ella no se lo espera e interpretará como desproporcionada tu actitud creándose una imagen que no coincide con tu realidad. Así es cómo se rompe el equilibrio.

¿Qué puedes hacer para evitarlo? Fomentar la buena comunicación. Esto es, afrontar los temas, especialmente los negativos en el mismo instante en el que se presentan. Aunque se trate de detalles o fallos nimios, se conseguirá evitar los efectos negativos de la acumulación.

Evitar los reproches pasados

Los trapos sucios se lavan en casa. Y la empresa no es el hogar, aunque se pasen muchas horas en ella. Esto hay que grabarlo en la piel y recordarlo día a día. Todos los días se plantean nuevos retos, y muchos de ellos se llevan a cabo con personas con las que ya se trabajó. Sacar errores anteriores e insistir en problemas que no quedaron resueltos es apostar por una técnica de comunicación muy poco eficaz. ¿Qué se consigue? Solamente romper el hilo de comunicación y entendimiento haciendo que la otra persona también se ponga a la defensiva. Se entra pues en una espiral del “y tú más”.

Se debe recordar que el objetivo de la técnica de comunicación eficaz es buscar una solución ante un problema. Nunca será el de buscar culpables o víctimas. Mucho menos hechos de los que quizá una de las partes ni se acuerde. Y si se acuerda, no tienen relevancia ninguna para lo que te ocupa actualmente.

Ser breve, conciso y directo

En el ámbito empresarial hay que buscar la brevedad. Pero esa brevedad debe a la vez ser concisa y directa. Quizás en otros aspectos de tu vida sí que puedas apostar por explayarte, pero no en este caso. De lo contrario, tus interlocutores pueden acabar interpretando que les haces perder el tiempo. Lógicamente, esto no resultará en absoluto eficaz sino más bien lo contrario. Puede que te encuentres en situaciones tan absurdas como que algunos compañeros huyan de ti cada vez que tienen ocasión.

La clave está en expresar tus planteamientos de la forma más breve, concisa y directa posible, de modo que el fondo del mensaje no quede diluido por informaciones irrelevantes.

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