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El manual de políticas de una empresa sería como el prospecto de un medicamento o el libro de instrucciones de un aparato electrónico. Este documento marca las líneas generales sobre el funcionamiento de una organización o un departamento y, como tal, es una herramienta de gran relevancia para la buena marcha del negocio.

Las políticas como punto de partida

Para comprender en qué consiste el manual de políticas de una empresa, hay que comenzar entendiendo qué es una política. Según expone Jorge Jimeno Bernal en el artículo Cómo crear la política de tu empresa: Definiciones, requisitos y tipos de políticas, se trata de “una declaración de principios generales que la empresa u organización se compromete a cumplir, en la que se dan una serie de reglas y directrices básicas acerca del comportamiento que se espera de sus empleados”.

Es decir, las políticas empresariales son guías básicas para la acción por parte de todos los profesionales que conforman la organización y actúan como hoja de ruta del desempeño laboral dentro de la compañía.
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Estas ‘reglas del juego’ no tienen que ser demasiado extensas, sino que se configuran como líneas generales en torno a la filosofía de la compañía, como, por ejemplo, el compromiso de cumplir con la legislación, que los trabajadores deban llevar uniforme en sus puestos o que se promoverá la capacitación del personal para la mejora continua.

Así, dentro de las políticas de empresa podemos distinguir entre:

  • Políticas generales: referentes a aspectos que afectan a toda la organización.
  • Políticas departamentales: aplicables a un determinado departamento, como las pautas de seguridad en los puestos de trabajo, por ejemplo.
  • Políticas específicas: desarrolladas para dar respuesta a actividades o proyectos concretos.

El manual de políticas como herramienta clave

Por tanto, el manual de políticas de empresa será aquel documento en el que se recopilen todas las políticas desarrolladas por la organización, ya sea de forma general o de forma individual por cada departamento, especialmente en grandes corporaciones en las que sea necesario elaborar diferentes manuales por área de actividad (marketing, recursos humanos, finanzas…).

Así, Cristina Martínez González, en su ensayo El manual de políticas, define esta herramienta como un “documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que se presentan en determinadas circunstancias”. Según Martín Álvarez Torres, en su libro Manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos, se trata de “un manual que documenta la tecnología que se utiliza dentro de un área, departamento, dirección, gerencia u organización y que recoge información sobre lo quese hace en el área”.

Su relevancia radica en la cohesión y consistencia que aporta al funcionamiento de la empresa. Como señala Daniel Jiménez Cornejo en su artículo Manual de políticas de una empresa, el manual de políticas “reviste una importancia trascendental para las empresas, porque  permite alinear a todos sus integrantes, desde ejecutivos hasta trabajadores y demás personas interesadas en conocer el funcionamiento de una organización; coordinar los esfuerzos de todos los departamentos en la misma dirección y, por último, mejorar los procesos internos, incrementando con ello sus niveles de productividad y eficiencia; al cumplir con los objetivos institucionales”.

Objetivos del manual de políticas de una empresa

Martínez González pormenoriza las funciones y objetivos del manual de políticas:

  • Presentar una visión de conjunto de la organización .
  • Precisar expresiones generales para llevar a cabo las acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa, evitando que los responsables tengan que repetir laS instrucciones.
  • Proporcionar pautas para agilizar el proceso de toma de decisiones..
  • Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.
  • Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.
  • Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.

Contenido del manual de políticas

¿Cómo se elabora el manual de políticas de una empresa? Aunque el contenido puede variar en función del departamento al que se refiera, en términos generales, este documento debe estar estructurado de la siguiente forma:

  • Portada. Recogerá la información básica para identificar el documento y su autoría.
  • Índice. Servirá de ayuda a los usuarios para localizar la información que precisen en cada momento.
  • Hoja de autorización. Una vez que se han establecido las políticas empresariales, es conveniente que sean ratificadas por la Dirección para darle formalidad al documento y facilitar su implantación entre el personal. Por ello, el manual de políticas debe incluir esta hoja de autorización, en la que quede constancia de la aquiescencia de la cúpula directiva.
  • Objetivos del manual. Se trata de una breve introducción en la que se explique a los usuarios la finalidad que persigue el documento, el alcance de su contenido y a quién está dirigido.
  • Metodología. Otro apartado importante, para garantizar su uso correcto, es indicar las pautas necesarias que permitan comprender y utilizar el dossier.
  • Proceso de revisiones y modificaciones. Las políticas empresariales varían con el paso del tiempo y por ello deben ser actualizadas de forma constante. En este punto del documento debe constar cómo  los usuarios pueden hacer llegar sus sugerencias, dudas o correcciones y, de esta forma, el manual no se quede obsoleto.
  • Organigrama. Dado que el manual de políticas recoge las directrices de funcionamiento de la empresa o de un  área, es importante incorporar un organigrama en el que se clarifique la jerarquía y composición de cada departamento.
  • Políticas. El grueso del documento contendrá las políticas empresariales, que estarán estructuradas por temáticas o unidades administrativas.
  • Anexos. Al final del dossier se añadirán como anexos toda aquella documentación que sea necesaria para la aplicación de las políticas.

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