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La Ley de Pareto sostiene que el 20% de tu esfuerzo es el causante del 80% de tus resultados. Pues bien, en el ámbito empresarial, si hay algo a lo que debas dedicar ese 20% de tu atención es a la planificación de proyectos. Como dijo Miguel de Cervantes, “El hombre que se prepara, tiene media batalla ganada”.

Seguro que más de una vez has acometido con ímpetu una tarea, concluyendo al final que hubiera sido más efectivo haber destinado inicialmente un poco de tiempo a estudiar cómo llevarla cabo. Saber organizar los recursos y el tiempo con antelación es clave para el éxito de las organizaciones, hasta el punto de que, sin una adecuada planificación de proyectos, las iniciativas pueden llegar a exceder su presupuesto en un 189% y sobrepasar los plazos de ejecución en un 222%, según el The Chaos Report.

¿Qué es la planificación de proyectos?

La planificación de proyectos es una disciplina que forma parte de la gestión de proyectos y que tiene como objetivo establecer “cómo llevar a cabo un proyecto en un plazo determinado, por lo general con etapas definidas, y con recursos designados”, según explica Margaret Rouse en el artículo Planificación de proyectos.

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Es decir, este trabajo se lleva a cabo una vez elaborada la descripción del proyecto y es una fase previa a la ejecución del mismo y su posterior evaluación; aquí se trata de plantear las ‘reglas del juego’ que van a guiar el desarrollo de la iniciativa.

En este sentido, el ensayo Introducción a la Gestión de Proyectos define la planificación de proyectos comoel proceso continuo de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas en un entorno cambiante”.

Ahora bien, como señala la guía The Ultimate Guide to Project Planning, la planificación de proyectos no es solo elaborar un cronograma, sino que debe tener en cuenta todo lo necesario para que la iniciativa sea un éxito. “Consiste en determinar qué se debe hacer, cómo debe hacerse, quién es el responsable de que se haga y por qué hay que hacerlo”, puntualiza la American Management Association.

¿Cómo elaborar la planificación de proyectos?

En este sentido, a la hora de planificar un proyecto es importante tener en cuenta diferentes aspectos. En concreto, según apunta Bram Bouwmeister en Cómo crear un plan de proyecto impecable, en esta fase del project management debes abordar los siguientes elementos:

  1. El presupuesto. Cuantifica los recursos económicos que puedes asignar al proyecto, evitando asignar partidas genéricas sin identificar, pues cuanto más preciso seas sobre el reparto del dinero, más fácil resultará para el equipo comprender de qué dispone para trabajar.
  2. El personal disponible. Estudia cuántos empleados van a formar parte del equipo de trabajo y qué capacidades y habilidades deben reunir para llevar a buen puerto el proyecto. “Como líder, uno debe filtrar la experiencia colectiva de los individuos para fijar una dirección perfecta y comunicárselo a todos los involucrados”, recomienda el Young Entrepreneur Council de Forbes en el artículo 5 Tactical Steps For Creating Your Project’s Execution Plan.
  3. Las etapas del proyecto. Debes concretar cuáles van a ser los principales hitos que debe ir cumpliendo el equipo de trabajo. Procura que sean metas ‘Smart’, es decir, específicas, medibles, adaptables, realistas y con plazos temporales concretos.
  4. La lista de actividades. Desglosa qué actividades son necesarias que los empleados desarrollen para ir progresando en esa hoja de ruta. ¿Hasta qué nivel de detalle debes planificar cada proyecto? Hasta el punto en que dejes de preocuparte por él. “Si un proyecto sigue estando en su cabeza, es que aún le quedan cosas por planificar”, sostiene David Allen en el libro Organízate con eficacia.
  5. Las tareas. Dentro de cada actividad, especifica, de forma pormenorizada, los pequeños trabajos que cada profesional tiene que acometer para lograr el resultado final, señalando quién se encarga de cada tarea, identificando las vinculaciones entre unas y otras y priorizando las acciones, para que exista un orden y la ejecución sea lo más eficiente posible.
  6. El tiempo previsto. Señala cuál es el plazo de ejecución previsto para cada tarea, estableciendo diferentes escenarios de la cadena crítica (pesimista, realista y optimista); así podrás calcular la horquilla temporal en la que el proyecto estará terminado. Para ello, puedes usar herramientas propias de la metodología Agile.
  7. Los medios de control. No te olvides de establecer los sistemas que vas a utilizar para monitorizar el progreso de la iniciativa y, así, poder aplicar en su caso medidas correctoras.

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