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Según el último informe CHAOS 2015, publicado por The Standish Group, los proyectos que usan tradicionales sistemas lineales o en cascada registraron una tasa de fracaso del 29% y solo el 11% fueron calificados como éxito, mientras que en los que se apostaron por modelos ágiles, como la metodología Scrum, este porcentaje se redujo al 9%, en el primer punto y aumentó al 39%, en el segundo.

Con estos datos, si no has oído hablar de Scrum o este término solo te suena ligeramente, es momento de que conozcas en qué consiste esta metodología.

Los modelos Agile

Para comprender Scrum, debemos partir del concepto de las metodologías Agile, que hacen referencia a todos aquellos protocolos que aportan un nuevo enfoque a la gestión de proyectos, optimizando la rapidez y flexibilidad de las empresas como respuesta a un mercado cada vez más variable.

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Aunque sus orígenes se remontan a la década de los 80 y al campo de la programación informática, este modelo se ha implantado también en el ámbito empresarial durante los últimos años, debido a que la flexibilidad, adaptación a la incertidumbre y agilidad que lo caracterizan, facilita el logro de mejores resultados a las organizaciones.

Así, frente a los sistemas tradicionales, basados en una estricta planificación, documentación y ejecución de un objetivo desde un enfoque lineal, las metodologías “Agile” usan una perspectiva iterativa e incremental que permite la constante revisión del proyecto y, en su caso, la adaptación a la nueva situación, mejorando el rendimiento empresarial, especialmente en aquellos casos en los que se necesitan resultados rápidos, cuando existe una competencia fuerte, hay una alta incertidumbre o se requiere un control exhaustivo durante todo el proceso.

La metodología Scrum

Dentro de esta nueva forma de plantear la gestión de proyectos se encuentra la metodología Scrum, el modelo Agile por excelencia. Se trata de “un marco de trabajo a través del cual las personas pueden abordar problemas complejos adaptativos, a la vez que se entregan productos productivamente y creativamente con el máximo valor”, según la definen Ken Schwaber y Jeff Sutherland en La guía Scrum.

De este modo, como explica el experto en gestión de proyectos y equipos Javier Garzas, en la metodología Scrum “se va liberando el producto por partes, periódicamente, iterativamente, poco a poco y, además, cada entrega es un incremento de funcionalidad respecto a la anterior”, mientras que en el modelo en cascada, “las fases del ciclo de vida (requisitos, análisis, diseño, etc.) se realizan (en teoría) una única vez, y el inicio de una fase no comienza hasta que termina la fase que le precede”.

Estamos, por tanto, ante la herramienta de gestión de proyectos de moda, tanto por la expansión de su uso, como por el impacto positivo que genera. En concreto, “las compañías que consiguen implementarlo obtienen mejoras de 4 a 10 veces en productividad, time-to-market y competitividad”, según sostiene el coach agile Jerónimo palacios.

Pilares del sistema

La metodología Scrum se sostiene en tres pilares fundamentales como requisitos para su correcta implementación:

  • Transparencia. Cualquier punto relevante del proceso debe ser accesible para los implicados en su desarrollo y ejecución, por lo que es necesario contar con unos estándares y protocolos comunes que faciliten el entendimiento entre los participantes.
  • Inspección. La clave para que la metodología Scrum produzca esa flexibilidad y adaptabilidad a los cambios reside en la aplicación de una revisión constante del proceso.
  • Adaptación. Como consecuencia, si algún responsable detecta que se ha producido una desviación indeseada, el proceso o el material debe ser ajustado cuanto antes para solventar esta situación.

Los roles

Ahora bien, el éxito de la metodología Scrum depende, no tanto del proceso en sí, como de la correcta aplicación por parte de los profesionales adheridos al proyecto. Como señala uno de los principios básicos recogidos en el Manifiesto Agile, publicado en 2001, los individuos e interacciones deben situarse por encima de los procesos y herramientas.

En este sentido, en la gestión de proyectos bajo la metodología Scrum intervienen los siguientes roles:

  • Product Owner. Es el encargado de optimizar el valor del producto, por lo que asume la toma de decisiones y todo lo relacionado con este aspecto (diseño inicial del proyecto, elaboración de informes y presupuestos o relación con los stakeholders. Solo hay un único product owner en cada proyecto.
  • Scrum Master. Este profesional velará por que la metodología está funcionando adecuadamente, facilitando para ello la ejecución del proceso, coordinando al equipo y eliminando cualquier incidencia u obstáculo que surja.
  • Equipo de desarrollo. Conformado por entre 3 y 9 profesionales, el equipo de desarrollo es el responsable del desarrollo del producto, tieniendo la capacidad de organizarse y decidir cómo llevar a cabo sus objetivos.

El funcionamiento

En la metodología Scrum, cada iteración recibe el nombre de sprint, es decir, un periodo de corta duración (inferior a 4 semanas) en el que se lleva a cabo un avance en el proyecto final que permita presentar en este plazo, al menos, un prototipo del producto.

Estos ciclos están compuestos, a su vez, en las siguientes fases:

  • Conceptualización: establecimiento de las características básicas del producto o servicio y del equipo que se va a encargar del proyecto.
  • Especulación: concreción de las pautas de trabajo, los objetivos y los plazos y presupuestos asignados al proyecto.
  • Exploración: ejecución de lo planificado.
  • Revisión: constatación de que el resultado obtenido es acorde con el inicialmente previsto.
  • Cierre: entrega del producto generado en el sprint.

Para llevar a cabo la metodología Scrum, el modelo facilita tres instrumentos principales:

  • Product Backlog. Se trata de un inventario realizado por el product owner con las tareas, funciones, dependencias y requerimientos genéricos del proyecto, es decir, toda la información necesaria para implementar el producto, presentada de forma priorizada.
  • Sprint Backlog. Se refiere a la especificación de una o varias tareas asignadas a un sprint concreto y permite al equipo de desarrollo conocer qué trabajo tiene que realizar durante esa fase, qué misiones ya se han llevado a cabo, qué metas están aún pendientes y quién está al cargo de cada una de ellas.
  • Consiste en la suma de todo el trabajo llevado a cabo en un sprint, es decir, en el resultado final generado y que se traduce en el prototipo o producto entregable.

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