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La feroz competitividad a nivel global que sufren las empresas, las cambiantes y cada vez más exigentes demandas de los consumidores, la vertiginosa renovación de las nuevas tecnologías y las constantes modificaciones legislativas ponen a prueba la capacidad de adaptación de las organizaciones y su habilidad para implementar estrategias para solucionar problemas efectivas y ágiles.

Una de estas técnicas es el modelo de las Ocho Disciplinas, un sistema diseñado a mediados del siglo pasado que aún hoy día es aplicado por grandes corporaciones como un método eficaz para sobreponerse a cualquier escenario adverso. ¿En qué consiste?

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Las estrategias para solucionar problemas de las Ocho Disciplinas

El modelo de las Ocho Disciplinas nació en Estados Unidos, en la Segunda Guerra Mundial, auspiciado por el Ejército norteamericano. Sin embargo, su utilidad fue percibida rápidamente por la compañía Ford, que decidió incorporar estas estrategias para solucionar problemas en su organización, desarrollando el método en los 80 en el manual Team Oriented Problem Solving.

Se trata de una metodología de trabajo sistematizada y estructurada mediante un proceso secuencial formado por ocho pasos o disciplinas que, según sostiene Thiago Mello en la investigación La eficacia de la metodología 8D Aplicado en una industria de la automoción, facilita la mejora continua de la calidad de procesos y productos.

El sistema, también conocido como G8D o Global 8D, sigue de plena actualidad en el sector empresarial, pues permite identificar, corregir, eliminar y prevenir problemas recurrentes (como fallos de seguridad, quejas de consumidores, desaprovechamiento de los recursos…), consiguiendo obtener soluciones duraderas, consensuadas, con un enfoque global y extrapolables a otras áreas de actividad.

Beneficios del modelo 8D

De este modo, según apunta la consultora Quality-One, cuando se aplica correctamente, las 8D produce los beneficios:

  • Mejora las habilidades de resolución de problemas de los equipos, en lugar de confiar en el criterio de un único individuo.
  • Refuerza el conocimiento de la herramienta, al constituirse como una estructura invariable a la que acudir en casos de problemas.
  • Impulsa la habilidad de los profesionales para identificar cambios sistémicos y desarrollar estrategias para adaptarse al nuevo escenario.
  • Focaliza el procedimiento en la erradicación de la causa inicial del conflicto, con soluciones permanentes, en vez de dirigirse a solventar paulatinamente los pequeños obstáculos que produce el verdadero problema.
  • Permite crear una base de datos con los fallos y aprendizajes de experiencias pasadas que contribuyen a prevenir errores futuros.
  • Ayuda al conocimiento y aprovechamiento del uso de las estadísticas y datos de cara a la resolución de problemas.
  • Consolida la comunicación dentro del equipo de trabajo.
  • Es aplicable tanto para el desarrollo de procesos, como productos o servicios.
  • Aumenta la eficacia y la eficiencia en la resolución de problemas.

Las ocho disciplinas paso a paso

¿Cómo se lleva a cabo estas estrategias para solucionar problemas? Su aplicación consiste en seguir los siguientes pasos:

  1. Formar un equipo capacitado y multidisciplinar. No se trata de juntar a varios empleados al azar, sino de que conformar un grupo de trabajo compuesto por expertos en las diferentes áreas de actividad que estén implicadas en el problema, que estén liderados por una persona encargada de la comunicación y supervisión del cumplimiento de los objetivos.
  2. Describir el problema. Compuesto el equipo, la siguiente fase es la descripción del problema que se pretende solucionar de forma concisa, clara y desde varias perspectivas. Para ello, se deben llevar a cabo entrevistas con todos los afectados por el conflicto y es recomendable utilizar la regla de las 6 Ws (qué, cuándo, dónde, quién, cómo y por qué).
  3. Ejecutar una acción de contención temporal. Mientras se desarrollan las estrategias para solucionar problemas, la crisis sigue evolucionando, por lo que es importante aplicar una solución provisional y previamente testada que paralice o ralentice el obstáculo mientras se acuerda una propuesta integral y permanente.
  4. Evaluación del origen del problema. Una vez contenida la crisis, el equipo de trabajo se debe enfocar al análisis de la causa raíz del obstáculo, es decir, la razón última que ha generado todos los síntomas negativos. En esta labor será necesario obtener testimonios directos de las personas afectadas y datos e información fehaciente a partir de la observación directa que permitan discernir entre los síntomas y la causa raíz. Es muy probable que, durante esta fase, surjan diferentes orígenes posibles, por lo que habrá que aplicar la regla de las 6Ws a cada una de ellas, hasta que se identifique el auténtico detonador del problema.
  5. Desarrollar soluciones permanentes. Tras detectar el origen de la situación adversa, la quinta disciplina de las estrategias para solucionar problemas basadas en el modelo de las 8D consiste en planificar la hoja de ruta con las medidas acordadas para solventar el incidente de forma permanente.
  6. Aplicar las soluciones permanentes. Siguiendo la lógica, el siguiente paso será ejecutar esta hoja de ruta. El trabajo no terminará hasta que el equipo haya corroborado que las propuestas son eficientes en la resolución del conflicto.
  7. Prevenir la repetición. Ahora bien, estas estrategias para solucionar problemas no acaban con la erradicación del conflicto, sino que la metodología incluye una séptima etapa en la que el grupo de trabajo deberá extrapolar la solución a otros procesos, servicios o productos que presenten errores similares. De este modo, la empresa evitará fallos recurrentes.
  8. Cerrar el tratamiento. Finalmente, el modelo 8D concluye con la culminación de los trámites administrativos oportunos y el reconocimiento al equipo por el esfuerzo realizado para la eliminación del problema, redundando en la motivación e implicación de los profesionales.

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