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El 90% de lo que hacemos no es ni productivo, ni rentable. Esta es la idea de partida que recoge Aritz Urresti en su libro Las cajitas del éxito, en el que desarrolla un método patentado para aprender a priorizar, ser más productivo y conseguir nuestras metas.

¿En qué consiste el sistema de las cajitas del éxito para aprender a priorizar? La propuesta de Urresti engloba los siguientes pasos:

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  1. Identificar los sueños. El autor explica que muchas personas vagan por sus vidas sin tener una meta u objetivo claro; simplemente se limitan a realizar su trabajo sin mayores pretensiones. Sin embargo, esta actitud genera una total falta de motivación, por lo que recomienda, como primer paso para aprender a priorizar, que identifiquemos los ‘para qué’ de nuestras acciones, es decir, las razones por las que hacemos cada tarea.
  2. Definir objetivos a 3 meses vista. Claro que una meta sin limitación temporal tiende a perpetuarse, sin pasar de sueño a realidad. En este sentido, es importante establecer cuáles son nuestros objetivos en el plazo máximo de tres meses. En el caso de grandes aspiraciones, será necesario seccionarlas en pequeñas metas más asequibles, pues como señala Urresti en una entrevista para El Confidencial, “nuestra parte subconsciente asume la gran parte de las decisiones y es incapaz de asumir un concepto que no sea objetivo y tangible”.
  3. Establecer las metas. Para el experto, las metas no son sino los diferentes caminos para conseguir los objetivos marcados. Por ejemplo, para bajar de peso tenemos varias opciones: hacer dieta, aumentar el ejercicio físico o una combinación de ambas. Se trata, por tanto, de concretar la hoja de ruta para lograr nuestros sueños.
  4. Planificar las ‘cajitas’. La siguiente etapa para aprender a priorizar es compartimentar las diferentes acciones de la meta, como si de una cadena de montaje de objetivos se tratara. Gracias a esta planificación del trabajo facilitamos la acción. «Cuando le dices a tu hijo ordena el cuarto, no lo va a hacer, pero si le dices recoge las zapatillas y haz la cama sí lo va a hacer. Esto funciona para todo», explica el creador del método. Las cajitas del éxito siguen un orden cronológico y consecutivo, es decir, si no llevamos a cabo la última fase, todo el proceso será ineficaz. Siguiendo con el ejemplo de la bajada de peso, si optamos por hacer dieta, esta meta tendremos que descomponerla en varias tareas como planificar la comida de la semana, ir a la compra, empaquetar los alimentos por días y realizar la comida. Ahora bien, si nos saltamos este último paso, todo el tiempo invertido en el proceso no servirá para nada. De hecho, según Urresti, la mayoría de las personas solo completan dos tercios de cada meta, lo cual es igual de ineficaz que no hacer nada.
  5. Registrar las ‘cajitas’. No basta con diseñar el proceso, sino que es necesario plasmar el orden y contenido de las cajas por escrito. Incluyendo la planificación de nuestra ‘semana ideal’ en la agenda, las probabilidades de que no las olvidemos o no procrastinemos aumentan un 100%.
  6. Ajustar metas. ¿Y si hemos sido demasiado ambiciosos en cuanto a las tareas previstas para los próximos siete días? Para evitarlo, el autor recomienda reducir un tercio las previsiones, incluyendo acciones de mejora que puedan mejorar los resultados programados y evitando que las interrupciones no relevantes nos impidan avanzar.
  7. Eliminar barreras mentales. Según Urresti, todos estamos sometidos a dos tipos de barreras mentales: las que nos repiten constantemente que no vamos a poder conseguir el objetivo y las que nos roban el tiempo para acometer las tareas prioritarias. Por ello, para aprender a priorizar, es esencial que sepamos identificar y poner freno a estas limitaciones.

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